1.ADMINISTRAR UMA PEQUENA EMPRESA, PLANEJAR, ORGANIZAR, DIRIGIR E CONTROLAR.

Apesar da Administração para uma empresa  ser, como ciência, um produto do século XX, a sua história data de séculos, desde quando os povos antigos se organizavam, planejavam e controlavam recursos materiais e humanos para conseguir seus objetivos. De lá pra cá, muita coisa mudou, mas a Administração e a organização continua presente em tudo que fazemos em nosso dia a dia. Todo mundo a utiliza, mesmo que de forma empírica, para organizar a rotina, tarefas, horários, formas de estudo etc.

Há pensamento distorcido de que quem estuda Administração quem não sabe qual carreira seguir. Mas, assim como Direito e Medicina, por exemplo, a Administração é a base para uma sociedade e coloca excelentes profissionais no mercado de trabalho e em pequenas Empresas. Para se ter uma ideia, o curso de administração online é um dos mais procurados para se obter formação profissional – e essa procura continua em ritmo crescente.

Neste artigo, vamos explicar melhor o que são essas atribuições e como você pode melhorar os processos e os resultados de cada uma delas.

Quais são as funções administrativas para uma pequena Empresa?

As  funções administrativas de uma pequena empresa são planejar, organizar, dirigir e controlar. Elas compreendem um grande universo de ações que o gestor deve tomar para manter a organização no rumo certo.

As quatro funções são: 

Planejar

Planejar significa estabelecer os objetivos da empresa e por quais caminhos se chegará a eles.

Afinal, nenhum projeto é feito no improviso.

Ele é antes pensado e discutido, ou seja, planejado, e depois comunicado aos demais funcionários envolvidos.

Além de questões internas da empresa, deve-se levar em conta, na hora de planejar, os cenários futuros do mercado.

Ao contrário do que muitos podem pensar, o planejamento não envolve apenas intuição do administrador.

Ele precisa, primeiramente, estudar bastante o mercado e tentar embasar as suas projeções o máximo possível.

Claro que um profissional experiente ou intuitivo terá melhor capacidade de interpretar os dados, mas o estudo é sempre o ponto de partida do planejamento.

Organizar

E como colocar em prática tudo aquilo que foi planejado? Organizando os recursos da empresa.

Ou seja, definir de que maneira o projeto será feito e distribuí-lo entre os departamentos e profissionais correspondentes.

Aí, entra em jogo a produtividade e eficiência, isto é, fazer o trabalho no menor tempo e com o menor desperdício possível – sem prejudicar a qualidade de entrega, é claro.

Para essa função, obviamente, o administrador precisa de uma ótima capacidade de organização – individual e coletiva.

Visão sistêmica e um bom conhecimento sobre os processos produtivos do setor da empresa também são características essenciais.

Dirigir

Dirigir significa liderar. Ou seja, a capacidade de mobilizar os recursos humanos para que os resultados desejados sejam alcançados.

Aqui, não estamos falando apenas de distribuir as tarefas, mas sim de influenciar e motivar os funcionários da empresa de maneira positiva.

Muitos administradores que são brilhantes nas outras três funções deixam a desejar nessa.

É por isso que você já deve ter ouvido falar que nem todo administrador é um líder.

Para liderar, você vai precisar, sobretudo, de muita inteligência emocional, que é a capacidade de perceber as emoções dos outros e comunicar as suas.

É uma questão de fazer o possível para manter os funcionários satisfeitos coletivamente, sem prejudicar as finanças da empresa.

Controlar

Você planejou, organizou e delegou as tarefas aos seus empregados.

Isso tudo não é garantia de que, na prática, o trabalho será bem executado e dará os resultados previstos.

Para isso, existe o controle.

Ele envolve a criação de padrões de desempenho, medição do desempenho atual, a comparação entre o desempenho padrão e o atual e as possíveis ações corretivas para redirecionar os esforços no caminho dos objetivos inicialmente traçados.

Para controlar e administrar uma pequena empresa, ajuda muito ter uma boa capacidade de análise, mas, assim como no planejamento, é fundamental se basear em números.

Burocrática

Max Weber contribui com a compreensão da burocracia, como uma forma racional de adaptar os meios de operação ao objetivo final de uma organização, com a finalidade de atingir o máximo de eficiência. São algumas características da burocracia:

• Organização contínua de cargos e funções, com regulamentos orientando como a empresa deve funcionar;
• Divisão sistemática do trabalho;
• Hierarquia de autoridade, ou seja, cada cargo inferior está sob supervisão do superior;
• Registro de normas e decisões, toda a documentação passa a ser escrita.

Neoclássica

O crescimento das organizações fez com que se desse uma nova roupagem à teoria clássica e, nessa nova leitura, se tornasse mais eclética, aproveitando a contribuição das demais teorias. Tem como referência Peter Drucker e é amplamente estudada e aplicada nos dias atuais.

Sistêmica

O livro Teoria Geral dos Sistemas, do biólogo Alemão Karl Ludwig von Bertalanffy, influenciou várias áreas do conhecimento, inclusive a administrativa. Em resumo, a teoria prega que para que se entenda a realidade de uma organização há que se considerar suas inter-relações e não somente partes isoladas. Diferentemente das outras, não busca resolver problemas ou encontrar soluções, mas sim, criar teorias e conceitos para que sejam aplicados na realidade empírica. A teoria passa a visão de que qualquer ação em uma das unidades do sistema deverá provocar mudanças em outras unidades, porque elas são relacionadas, e o efeito total resultará um em ajuste de todo o sistema.

O que é uma empresa e uma pequena empresa ?

Uma das definições de empresa é “uma associação de pessoas que exploram um negócio”. É um empreendimento que reúne recursos e competências em busca de lucratividade pela produção e comercialização de algum tipo de bens ou serviços. A administração de empresas é uma ramificação da Administração que se ocupa desse tipo de organização e que aplica a ela a melhor forma de gerenciar.

Ambiente das Empresas

Partindo de seu conceito, ambiente é tudo que envolve a organização e que está além de seus limites e fronteiras. É caracterizado por mudanças tecnológicas, dificuldades de ordem econômica, incertezas sobre o cenário político e qualquer outra coisa que possa ameaçar o futuro da organização. O ambiente se divide em geral ou específico.

Ambiente Geral

Alguns cursos de administração o abordam como macroambiente. É o ambiente que envolve toda a sociedade. Toda organização opera em um ambiente geral, definido por elementos que podem ter influência nas decisões estratégicas. Ele se divide nos seguintes componentes: cultural, político, legal, econômico, tecnológico, demográfico, social e natural. Exemplos:

– o componente econômico indica a forma como os recursos devem ser distribuídos e usados dentro da organização;

– o legal significa ter a legislação aprovada;

– o tecnológico diz respeito a novas formas de prestar serviços ou de produzir mercadorias, como novos equipamentos ou novos procedimentos.

Ambiente específico

Também tratados em cursos de administração como microambiente, dizem respeito ao ambiente mais imediato da organização. Cada empresa funciona em um ambiente competitivo mais próximo e abrange organizações específicas com as quais tem interação. O microambiente é formado pelos componentes: concorrentes, agências reguladoras, fornecedores, consumidores.